Soyons clairs : c’est peu dire que la gestion des contrats fournisseurs n’exalte pas les foules. La plupart des acheteurs préfèrent de loin la partie décisionnelle de l’achat à son exécution et la mesure de sa performance.
Il y a peu, j’ai assisté à une conférence ebg sur la gestion des contrats fournisseurs. Intervenants de qualité venant d’organisations achats de différentes tailles (ERDF, Veolia Environnement, France Télévision, Société Générale et la RATP – représentée par l’inoxydable Claude Bordier).
Les débats, très bien animés par Loïc Vuichard, ont montré l’intérêt de porter beaucoup d’attention à cette partie de notre métier.
Mais tout d’abord de quoi parle-t-on ? Comme souvent quand il s’agit de pratiques achats, il est utile de revenir au déroulement chronologique du processus achats pour répondre.
Au départ une alerte envoyée au category manager : tel ou tel contrat arrive à terme et il est temps de le renégocier. Il faut donc une base active de l’ensemble des contrats d’une catégorie.
Dans la phase amont de consultation, l’objectif est d’élaborer un contrat qui sécurise la transaction de la meilleure façon en minimisant la ressource nécessaire pour le rédiger. Pour éviter de réinventer la roue juridique à chaque fois, les directions achats constituent l’un une bibliothèque de contrats ou l’autre un clausier. Le intentions sont identiques mais la pratique est différente entre ces deux options.
Combien de fois ai-je pu constater que des acheteurs terrain pleuraient de ne pas disposer de contrats standard sécurisés ? Une telle boite à outils simple en soi, délivre des gains importants de productivité quand elle est mise en place.
Ensuite vient le déploiement du contrat. Il s’agit là d’informer tous les « utilisateurs » potentiels du contrat de son existence puis ensuite de le leur rendre accessible à tout moment. Le sujet est alors de leur faciliter la recherche d’informations mais aussi de s’assurer que les contrats postés sont bien mis à jour.
Toutes ces étapes sont maintenant bien appuyées par des outils logiciels (contract management). Leur réalisation tient au degré de priorité que veut bien lui donner les directeurs achats des entités concernées.
La difficulté liée à la gestion du contrat en cours d’exécution est d’un tout autre ordre. Là , il n’y a pas d’outils. Or on sait que des fournisseurs (je pense notamment aux EPCM) sont devenus de vrais professionnels de la gestion de contrats… et de la production d’avenants ! Et les manières d’y répondre diffèrent suivant les entreprises. Pour beaucoup, il faut des gestionnaires de contrats dédiés, pour d’autres cette tâche incombe intégralement à l’acheteur ou au category manager. D’autres encore font porter cette responsabilité entièrement sur le chef de projet opérationnel.
Il n’y a sans doute pas une solution universelle. Ma seule conviction, c’est qu’une fois encore la qualité de l’articulation entre Achats et Opération est la clef de voute du sujet. Quoi de meilleur qu’un binôme constitué des deux fonctions pour gérer la relation contractuelle ?
Mieux gérer ses contrats fournisseurs, c’est souvent découvrir une véritable mine d’or.
Etes-vous d’accord ?
