Les séminaires d’acheteurs sont essentiels à la vie d’une Fonction Achats ; leur réussite appelle des techniques spécifiques
Après cette période de fêtes, chacun a pu mesurer la chance et l’importance de pouvoir se retrouver en famille. Les mails, chats, réseaux sociaux et autres skype ne remplacent pas ces moments précieux.
Il en va de même pour la communauté d’acheteurs au sein d’une entreprise même si ses objectifs sont notoirement différents – mais quels objectifs ?
D’abord à renforcer l’appartenance à sa famille.
Les acheteurs, disséminés dans les différentes entités de leur entreprise, localisés aux quatre coins du monde, du continent ou de la région en fonction du périmètre d’activité de leur entreprise ont tout simplement besoin de se retrouver entre acheteurs. Souvent rattachés hiérarchiquement à une entité opérationnelle, le lien fonctionnel à une Direction Achats s’alimente ainsi de ces rencontres. Le sentiment d’appartenance à la Fonction Achats de l’entreprise est d’autant plus important qu’un acheteur travaillant dans une entité, éloignée géographiquement ou culturellement du centre de gravité d’un Groupe peut se sentir isolé dans la pratique quotidienne de son métier. L’estime de soi et de son métier confèrent à l’acheteur une assurance indispensable pour faire montre de « leadership » : une grand-messe des Achats montrant la force collective de cette Fonction parfois malmenée y contribue.
Ensuite une telle réunion permet de faciliter et parfois même de lancer des initiatives transverses. Le dialogue et l’échange directs entre acheteurs achetant des produits similaires ou traitant avec les mêmes fournisseurs complètent efficacement des initiatives transverses prises au niveau de la Direction Groupe. A minima, la simple vertu de s’être rencontrés, facilitera des échanges d’informations ou un échange de bonnes pratiques.
Donner des grandes orientations
Le caractère exceptionnel d’un tel rassemblement donne la possibilité aux dirigeants de l’entreprise d’intervenir et de donner une perspective au rôle des acheteurs. En leur rappelant la stratégie de l’entreprise et la contribution des achats à sa réalisation, il leur donne la vision et le cadre nécessaires à leur action.
Le séminaire achats constitue l’instance privilégiée pour un Directeur Achats pour présenter ou rappeler les chantiers prioritaires de la Fonction. C’est également un moment d’informations importantes sur les moyens mis en œuvre : gestion des RH, outils, appui de la communication etc…
Que faire pour que les effets du séminaire durent ?
Une bonne organisation assure toujours un séminaire agréable que les acheteurs apprécient. Faire que le « soufflé ne retombe pas » pour les acheteurs une fois revenus dans leurs bureaux respectifs nécessite une préparation méticuleuse et des techniques spécifiques. Citons quelques règles qui me paraissent essentielles. D’abord, identifier un fil directeur pour tout l’événement le plus en lien avec les lignes d’actions fixées par la Directions Achats.
Ensuite, rendre les participants acteurs de l’événement en multipliant les moments de travail collectif. Il faut créer des formats originaux d’ateliers (planches interactives par exemple) qui produisent des conclusions qui se traduiront elles-mêmes en engagements concrets. Ne pas hésiter à faire venir des intervenants extérieurs. Mettre en place un système de suivi qui maintienne l’élan impulsé par l’événement.
Les séminaires achats offrent tout le plaisir d’une fête de famille. Compte tenu de l’investissement qu’ils représentent, ils exigent aussi rigueur et créativité dans leur préparation.
