En achat, formaliser rime avec professionnaliser. Mais attention de ne pas verser dans le formalisme. Car acheter, c’est d’abord une activité commerciale et créative.
[spacer]« Formalisme » se définit comme le respect scrupuleux des formes parfois au détriment de l’intérêt porté au fond. En matière d’achats, la formalisation est indispensable. Comment éviter qu’elle se transforme en un formalisme qui nuit à la performance ?
[spacer]Dans les achats, formalisation à tous les étages
Pour l’aval des achats, la formalisation détaillée s’impose. Il ne peut y avoir de processus efficace et fluide de l’approvisionnement pour tous les produits et services qui le nécessitent, sans à minima une demande d’achat, une validation, un bon de commande, une réception et une facture. Et pourtant, les Achats doivent souvent batailler par exemple pour l’émission de bons de commande- d’où la règle d’airain « no PO, no pay » appliquée par certaines entreprises qui rejette la charge sur le fournisseur d’aller réclamer un « PO » auprès de leur donneur d’ordre.
Pour l’activité décisionnelle, l’amont des achats, la maturité de la Fonction semble corrélée à sa capacité à formaliser chaque étape du processus.
Le contrat s’impose comme une évidence dès que le montant ou la criticité le justifie. Pour les étapes qui le précèdent, les Achats doivent parfois se montrer convaincants pour les formaliser. Cela commence par l’expression du besoin – le cahier des charges – et sa qualité. Cela continue avec les grilles d’évaluation des réponses fournisseurs et la formalisation de la mesure de la performance fournisseurs.
Encore en amont la formalisation d’une stratégie achats se justifie pour toutes les catégories présentant un enjeu important.
[spacer]Les nombreuses vertus de la formalisation
La première réside d’abord dans l’effort de réflexion et de structuration qu’elle implique. Un peu de prise de recul autant pour un cahier des charges que pour l’évaluation de la performance d’un fournisseur les rend plus pertinents. Ensuite, elle permet d’aligner fournisseur, acheteur et donneur d’ordre. Eviter un malentendu pour l’expression d’un besoin, s’entendre sur ce qui paraît le plus important dans la sélection d’un fournisseur, mobiliser autour d’une stratégie achats… Enfin, l’entreprise ne capitalise que ce que l’acheteur aura formalisé et partagé. Une grille d’évaluation d’un RFQ mise en ligne sur une plateforme d’eSourcing permet par exemple d’être réutilisée par un autre acheteur de la même entreprise à l’autre bout du monde ou plusieurs années plus tard pour une consultation similaire.
[spacer]Et quand bascule-t-on dans le formalisme ?
Tout autant que les vendeurs qui se plaignent d’un reporting lourd qui les empêche d’aller voir les clients, certains acheteurs souffrent d’un formalisme qu’ils assimilent à de l’administratif. Essayons d’identifier quelques symptômes d’un excès de formalisme. Quand un acheteur ne voit plus pourquoi il doit remplir un document, il est sans doute temps de questionner la pertinence de la tâche. Ou encore, quand la forme prend le pas sur le fond. Ainsi, quand une stratégie achats n’est sortie des tiroirs, qu’une fois par an au moment de sa présentation, il est temps de redonner du sens à l’exercice. Quand une fiche de fin de projet achat est remplie sans être jamais consultée ensuite. Ou tout simplement, quand les acheteurs passent plus de temps dans leur bureau à formaliser leur travail qu’à rencontrer des fournisseurs ou leurs donneurs d’ordre interne, il convient de se demander s’il faut augmenter la ressource achats ou baisser le travail de formalisation. Car la plus grande valeur ajoutée de l’acheteur réside dans sa capacité à connecter les personnes, à faire bouger les lignes, à trouver des solutions nouvelles sur le marché, à interagir entre services, à innover.
[spacer]La formalisation a du bon quand elle ne vire pas au formalisme stérile et sclérosant. Mais ne jamais, au grand jamais, lui sacrifier la réflexion, le dialogue avec les fournisseurs ou les donneurs d’ordre, l’action ou l’innovation dans le monde des achats.
