Quand les problèmes se font plus pressants et quand le temps semble manquer pour pouvoir tout faire, il faut avoir le courage de s’arrêter et de prendre le temps de se retrouver.
Voilà une grande entreprise de services qui vient d’enlever un énorme contrat. L’équipe projet s’est rapidement constituée. Et pendant que le directeur du projet négocie le contrat définitif, elle s’engage pied au plancher dans ce projet enthousiasmant. Un an plus tard, l’équipe a déjà abattu un travail considérable. Mais des nuages se profilent. La complexité et la taille du projet, qui mobilise déjà plusieurs centaines de collaborateurs, imposent une coordination étroite entre managers. Pressés par le temps et l’obligation de réussite, ceux-ci privilégient la réalisation de leurs objectifs dans leur domaine de compétence et négligent la communication avec les autres managers. Le directeur du projet est absorbé par la finalisation du contrat et ne peut pas jouer pleinement son rôle de manager. Les équipes courent chacune dans sa direction et finissent par s’essouffler en perdant la vision commune du projet.
Conscient de la situation, le directeur du projet impose à son équipe dirigeante de faire une coupure de 2 jours « au frais » pour se retrouver. Bien sûr, la date tombe mal eu égard aux échéances du projet et fait grincer des dents la quinzaine de managers qui composent l’équipe. Ils rentrent dans le séminaire avec des pieds de plomb : il y a tant à faire au bureau. Deux jours plus tard, tous sont enthousiastes. Ils repartent avec les idées claires et l’envie de refaire régulièrement un tel break.
Se retrouver en équipe
Ce type de coupure produit de nombreux bénéfices. D’abord cela permet de prendre le champ nécessaire pour aborder les problèmes transverses les plus structurels que les codirs mensuels ne font qu’évoquer. Ensuite, en traitant collectivement ces sujets, en échangeant des arguments, l’équipe de direction se renforce et gagne en cohésion. Enfin en passant du temps ensemble ailleurs qu’au bureau les managers apprennent à se connaître en tant que personnes.
Une telle réunion représente un investissement très important. Il s’agit de la préparer au mieux pour assurer son succès. Cette préparation doit permettre d’identifier les sujets les plus importants en amont et de concevoir la manière avec laquelle les aborder. Ensuite, il faut les prioriser et se focaliser sur peu de sujets pour prendre le temps de les traiter dans le fond. En réunion, le groupe doit arriver à des conclusions simples et surtout peu nombreuses. Un plan avec une liste d’innombrable d’actions ne sera pas réalisé quelle que soit sa pertinence : ne sachant pas trop par quoi commencer, les managers une fois rentrés au bureau auront vite fait de mettre la liste trop ambitieuse de côté. Autre facteur clef de succès d’un tel séminaire : l’écoute et la bienveillance des participants. Une telle atmosphère est indispensable pour délier les langues et arriver à construire collectivement. L’attitude du manager doit être exemplaire à cet égard et donner le ton à toute la réunion.
Se retrouver soi-même
Ce qui vaut pour une équipe vaut aussi pour chacun d’entre nous. Instituer une coupure pour faire un point avec soi-même, c’est aussi se retrouver ! Un moment pour prendre du champ et lister tous les projets sur lesquels on travaille, identifier ceux qui sont à risque, ceux qui sont chronophages, distinguer ceux qui sont importants de ceux qui sont urgents. Un moment pour identifier ce qui prend du temps mais qui n’apporte pas grand-chose. Un moment pour définir des priorités et se dire comment gérer les activités qu’on doit écarter. Et au-delà, un moment pour recenser ses forces et ses faiblesses du moment, pour identifier les situations personnelles ou professionnelles qui nous parasitent l’esprit et nous empêchent de réaliser tout notre potentiel, pour définir les actions qui nous permettront de les gérer sans les subir.
Cette respiration indispensable n’est-elle pas depuis longtemps prônée par les philosophes du « connais-toi toi-même » de Socrate au « deviens ce que tu es » de Nietzsche ? Il faut l’appliquer sans réserve dans sa vie professionnelle.
Que ce soit pour une équipe ou pour soi-même, la capacité à s’arrêter et prendre du champ pour étudier l’essentiel est indispensable à sa réussite et à son bien-être.
