Ce ne sont pas les processus qui soulèvent les montagnes – mais une vision partagée.
Un bête problème… dramatique
Nous sommes dans une grosse entreprise industrielle. Le responsable du suivi d’un projet (PMO) me parle de son activité. La tenue du planning projet impacte significativement le résultat de l’entreprise. Quand je lui demande comment se passent les relations avec les Achats, il lève les yeux au ciel et me raconte ses derniers déboires.
Aux Achats, des équipes distinctes se partagent une partie du processus. L’une se charge de la partie amont (sélection de fournisseur et contractualisation), une autre de la qualification et une autre de renseigner la base fournisseurs / produits dans l’ERP dont le prix des pièces concernées. Le prix des pièces de production tel que négocié par la première équipe inclut l’obligation pour le fournisseur d’envoyer quelques pièces gratuitement pour la réalisation des prototypes.
Malheureusement, les pièces destinées aux prototypes n’ont pas été créées dans la base par l’équipe en charge du Master Data, car elles n’avaient pas de prix. Le problème se révèle bien plus tard, en planifiant la réception des pièces, et met en danger le planning. Il s’étrangle de rage.
Un bête problème de process
Qui est responsable d’une situation aussi absurde? L’acheteur qui a négocié a sans doute bien fait son travail : les pièces pour le prototype sont gratuites. La personne en charge du Master Data aussi : elle a renseigné la base autant qu’elle a pu. Peut-on leur reprocher qu’au final on ne peut pas commander les pièces dont on a urgemment besoin ? Il manque sans doute une brique dans le process qui permette de passer les commandes des pièces pour les prototypes.
Un bête problème d’irresponsabilité
Cette histoire doit vous paraître triviale. Elle n’en demeure pas moins insupportable. Comment imaginer que les personnes concernées n’agissent plus que suivant un process sans une once d’anticipation et de vue globale ? Elles doivent faire marcher le prototype et elles le savent – mais cela semble être un élément étranger à leur responsabilité immédiate. Or si les process sont indispensables pour faire tourner une entreprise complexe ils sont par nature incomplets. Charge à chaque collaborateur de combler les manques en fonction de l’objectif final.
Un bête problème de management
L’objectif final c’est l’objet de l’entreprise : faire marcher le prototype et satisfaire les clients avec de bons produits finis. Dans les organisations complexes, ce projet d’entreprise s’estompe parfois sous les couches successives de manquements managériaux.
Ainsi, aux Achats, il est bien possible qu’en distinguant nettement l’achat stratégique des tâches liées à l’approvisionnement, on ait dévalorisé à tort ces dernières et démotivé les approvisionneurs. La vision de l’entreprise finirait par n’être à leurs yeux que du charabia corporate.
Comme pour tout manager, le responsable achats se doit de rappeler à chacun de ses collaborateurs et aux parties prenantes extérieures à la Fonction le projet qui les rassemble. Commencer ses réunions ou ses communications ainsi est un exercice sain et efficace qui mobilise les équipes. Rappeler avant la présentation d’une stratégie achats l’ancrage dans l’ambition de l’entreprise aussi.
Après tout, la perspective de faire tourner une centrale, voler un avion ou bâtir un hôpital soulève davantage l’enthousiasme que d’exécuter benoitement une procédure … et cela permet de se prémunir des trous dans le process achats.
Beaucoup de collaborateurs se sentent éloignés de ce que produit l’entreprise. Leur travail a fini par se résumer au temps qu’ils passent au bureau et non plus à ce qu’ils contribuent à créer. Clairement le management n’a pas su dans le cas présent garder la vision et la finalité de l’entreprise vivantes aux yeux des collaborateurs, surtout ceux qui ont des rôles d’exécution. L’envie de participer au projet collectif de l’entreprise a fini par disparaître sous les
Réunir tous les collaborateurs autour de la mission de l’entreprise et de son ambition doit être une préoccupation quotidienne du manager. Ce n’est pas pour revenir au monde des Bisounours : on travaille d’abord pour gagner sa vie et les bénéfices d’une entreprise enrichissent d’abord ses actionnaires. Soit. Mais un manager doit se convaincre et ses équipes avec, qu’il est autrement plus humain et enthousiasmant de travailler ensemble pour un but qui nous dépasse individuellement que de chercher à optimiser ses RTT. Garder cela à l’esprit sauve de tout. Même des process achats incomplets.
